Przeprowadzki mieszkań czy domów nie należą do najmilszych doświadczeń, ale przeprowadzka własnego biura to znacznie bardziej skomplikowane i trudne przedsięwzięcie.
Poniżej prezentujemy kilka przydatnych rad, które umożliwią Państwu przeprowadzkę w stosunkowo tani i efektywny sposób.
Przygotowania
Przede wszystkim należy pamiętać o skrupulatnym zaplanowaniu każdego detalu. Im mniej czasu spędzisz z firmą przeprowadzkową, tym tańsza będzie usługa.
Warto zapoznać się z nową siedzibą – dokładnie zmierzyć metraż pokoi. Dzięki temu łatwiej i bardziej ergonomicznie urządzisz wnętrza. Należy również sporządzić plan zagospodarowania nowego biura, co znacznie ułatwi realizację przedsięwzięcia.
Koordynacja działań
Wyznacz jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za koordynację przeprowadzki. Zakres jej zadań powinien obejmować wszystkie zagadnienia z zakresu komunikacji i logistyki. Dobra i jasna komunikacja to jeden z kluczowych elementów sprawnej i udanej przeprowadzki biura.
O planowanej przeprowadzce należy poinformować:
- pracowników
- urzędy
- administratora budynku
- właściciela lokalu
- leasingodawców sprzętu biurowego
- współpracowników
- sąsiadów
Dla ułatwienia i usprawnienia całego procesu należy sporządzić plan przeprowadzki, który wręczysz swoim pracownikom. Zawrzyj w nim wszystkie niezbędne informacje dotyczące przeprowadzki.
Planowanie przeprowadzki
Elementem, który jest niezwykle istotny i zarazem często marginalizowany podczas przeprowadzki biur, jest naklejanie nalepek na każdy mebel oraz element wyposażenia biura. Już wcześniej powinieneś wiedzieć, gdzie postawić biurka, szafki czy regały.
Praktyką, znacznie ułatwiającą przeprowadzki budynków wielopiętrowych, jest oznakowanie jednym kolorem zarówno pudełek, mebli, jak również pokoju, w którym przedmioty te powinny się znaleźć. W tym celu wystarczy nabyć kolorowe flamastry do opisywania oraz kolorowe, samoprzylepne karteczki. Dzięki temu zmiana biura będzie przebiegała sprawnie i unikniesz przestawiania mebli, które znalazłyby się w różnych miejscach nowej powierzchni.
Przewóz mebli biurowych
Oto kilka najważniejszych wskazówek, jak należy przygotować biuro do przeprowadzki:
- usuń z szafek i biurek wszystkie przedmioty i spakuj je bezpiecznie do kartonów;
- zamykane szafki możesz zabezpieczyć taśmą i specjalistycznymi pasami, zamiast opróżniać;
- upewnij się, że zabrałeś wszystkie pieniądze, czeki, dokumenty firmowe, zdjęcia oraz inne cenne przedmioty. Firmy transportowe nie biorą bowiem odpowiedzialności za takie rzeczy, dlatego warto pytać o imienne plombowanie pudełka.
- poufne akta zabezpiecz, a jeśli wymaga tego prawo, powinny być przewożone pod eskortą. Upewnij się, że firma przeprowadzkowa zajmie się nimi w odpowiedni sposób.
- na czas przeprowadzki ubezpiecz firmę.
Transport sprzętu biurowego
Wartościowy i delikatny sprzęt biurowy powinien zostać oddany w ręce specjalistów. Zdarza się, że gwarancja producenta nie obejmuje usterek powstałych podczas demontażu i montażu mebli przez niewykwalifikowane osoby. Dlatego najpierw dokładnie zapoznaj się z warunkami gwarancji. Jeśli mimo wszystko podejmiesz się samodzielnego pakowania sprzętu biurowego pamiętaj, żeby postępować zgodnie z instrukcją, zachowując przy tym maksimum ostrożności.
Przed przewozem kopiarki biurowej obowiązkowo zabezpiecz tonery i pojemniki z tuszem. Najlepiej jesli przewożone one będą w odrębnym pudełku.
Przy transporcie automatów z wodą, najpierw należy je opróżnić.
Porządki przed przeprowadzką
Przeprowadzka to najlepszy moment na pozbycie się niepotrzebnych przedmiotów. Jeśli chcesz się pozbyć jakiegoś sprzętu, skontaktuj się z profesjonalną firmą, która zajmuje się utylizacją.
Przeprowadzka to czas sprzyjający porządkom. Pakując swoje rzeczy możesz pozbyć się tych które nie są już Ci potrzebne. Niektóre firmy przeprowadzkowe również mają taką usługę w swojej ofercie.
Segregując rzeczy, pamiętaj aby dokładnie je przejrzeć i nie wyrzuć ważnych dokumentów.
Jeśli chcesz wyrzucić rzeczy, które już nie są Ci potrzebne, ale wciąż są sprawne – rozważ darowiznę. W ten sposób pomożesz innym, a na koniec roku będziesz mógł darowiznę odpisać od podatku.
